Mintegy két évtizede mindennapos jelenség az, hogy a munkáltatói szervezetekben dolgozók elektronikus levelezést folytatnak mind a szervezeten belül, mind azon kívül. Nyilvánvaló, hogy a munkahelyen használt levelezőrendszert a munkáltató éppen olyan munkaeszközként biztosítja, mint a golyóstollat, a villáskulcsot vagy éppen a targoncát. A munkahelyi e-mail-fiók és annak használata azért különbözik a „hagyományos” munkaeszközöktől, mert a klasszikus munkaviszonyon túlmutató területek – a munkavállaló oldalán a magántitokhoz (levéltitokhoz) és a személyes adatok védelméhez való jog,[1] a munkáltató részéről pedig az üzleti titokhoz fűződő jog[2] – komolyan befolyásolják az e-mail mint munkaeszköz használatának és ellenőrzésének korlátait és az azokkal kapcsolatos különböző érdekeket. Az adatvédelmi gyakorlat természetesen elsősorban a munkáltató által történő, a munkahelyi e-mail-fiók biztosításán keresztüli munkavállalói személyes adatok kezelésére összpontosít. A jelen cikkben a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (a továbbiakban: NAIH) egy döntése alapján mutatom be, hogy milyen kihívásokkal találhatja szemben magát az a munkáltató, amely a munkavállalói részére biztosított, munkavégzési céllal jutatott e-mail-fiók használatát ellenőrizné.
- Hatósági gyakorlat a GDPR előtt
- A NAIH jelenlegi álláspontja a munkahelyi e-mailek ellenőrzése kapcsán
2.1. Az ügy tényállása
2.2. A hatóság egyes megállapításai
2.2.1. Ki az adatkezelő, ha a magáncélú használat tiltott?
2.2.2. A tiltott magánhasználattal összefüggő személyes adatok kezelésének jogszerűsége
2.2.3. Az adatkezelés célja és jogalapja az e-mail-fiók ellenőrzése kapcsán
2.2.4. A munkavállaló előzetes tájékoztatása az ellenőrzéssel kapcsolatos adatkezelésről
2.2.5. A munkavállaló jelenlétének biztosítása mint a tisztességes adatkezelés kritériuma
2.2.6. Mely technikai, szervezési intézkedéseket köteles megtenni a munkáltató a munkahelyi levelezés kapcsán?